Cómo ser freelancer: 20 aspectos clave que debes tener en cuenta para comenzar

La palabra freelance quiere decir “por cuenta propia”, mientras que freelancer hace referencia al “trabajador por cuenta propia”. Pero a pesar de esa diferencia, ambos términos son intercambiables.

Existen diversas características que permiten identificar a un freelancer, pero en La Network consideramos que estas son algunas de las más importantes:

• El freelancer trabaja solo (distinto a un contratista que tiene un equipo de trabajo)

• Puede tener uno o varios clientes al mismo tiempo, sin establecer un vínculo laboral

• Por lo general su trabajo se desarrolla por proyectos que tienen un tiempo límite de entrega

• Como no tiene contrato laboral part-time ni full-time, no está sujeto a jornadas ni horarios laborales

• Gracias a su flexibilidad, es una modalidad adoptada por muchos profesionales que trabajan en áreas como el diseño web, gestión de redes sociales, programación, traducción, edición de imágenes y más

Debido a esto, cada vez son más las personas que buscan trabajar freelance.

¿Y es que a quién no le gusta trabajar a su propio ritmo, en su propio horario, y desde el lugar que quiera? ¡A mí me encanta!

Trabajo freelancer (Pexels)

Como puedes ver, hasta el momento solo me he enfocado en las ventajas.

Sin embargo, no todo es color de rosa: ¿qué pasa cuando no hay buenos proyectos? ¿o cuando pagan muy poco?

Pues estas son solo dos preguntas de las muchas que pueden surgir cuando decides emprender en esta modalidad. Por eso, si llegaste hasta aquí, lo siguiente te puede interesar:

Te voy a contar, desde mi experiencia, cómo puedes ser freelancer y qué debes tener en cuenta de inicio a fin.

Cómo ser freelancer: aspectos clave que deberías considerar

En mi opinión, estos son algunos de los aspectos más importantes que debes tener en cuenta si quieres trabajar como freelancer:

1. Revisa si debes registrarte como contribuyente

No confundas las libertades de ser freelancer con “tener un alma libre” en los negocios. Antes de comenzar recuerda que las actividades económicas están sujetas a responsabilidades fiscales.

Para prestar tus servicios de forma directa o a través de plataformas, las empresas pueden pedirte tu registro como autónomo o independiente, el RUT, NIT o el NIF; el nombre depende de cada país.

Ese número o documento es lo que le garantiza a los clientes y entidades que tú sí cuentas con la habilitación legal para prestar servicios, vender productos, recibir pagos, emitir facturas, entre otros.

2. Calcula bien los aportes que debes hacer al estado

Muchas personas y empresas solo trabajan con freelancers que tienen habilitación legal para emitir facturas. Por eso, averigua si tienes que cobrar el IVA, cuál es el porcentaje o si tienes alguna exención.

Además, revisa si debes hacer declaraciones o pagos de impuestos trimestrales o anuales, y confirma qué aportes debes hacer a tu pensión, retiro o seguridad social según el país o ciudad en que residas.

3. Asegúrate de que cuentas con el equipo o el software necesario

Cuando trabajas como freelancer, la persona o entidad que contrata tus servicios asume que tú cuentas con todo el equipo o con el software necesario para llevar a cabo la actividad.

Por ejemplo, si ofreces servicios para edición de vídeos o fotografías, debes tener un ordenador con buena capacidad y el acceso a los programas de diseño que te permitan desarrollar el proyecto.

4. Investiga el mercado (¡tanto a los clientes como a tu competencia!)

Antes de lanzar tu emprendimiento, tienes que investigar el mercado y analizar tus posibilidades. Por ejemplo, averigua cuáles son las necesidades de tus clientes potenciales, sus temores y motivaciones.

Pero adicional a los clientes, recuerda que también debes conocer a tu competencia. Mira quiénes son tus principales competidores, qué productos o servicios ofrecen, cómo y dónde los venden, y cuánto cobran.

5. Elabora tu portafolio

Uno de los pedidos más comunes que las personas o empresas le hacen a los freelancers es: “envíame tu portafolio”. Con esto, se espera ver si tu trabajo está alineado con las necesidades del proyecto.

Sé que puede tomarte un buen tiempo hacer el primer portafolio, pero míralo por el lado positivo: cuando lo tengas listo solo tienes que ir adicionando las nuevas experiencias para mantenerlo actualizado.

6. Trabaja en tu marca personal

Llegados a esta parte, quiero que te respondas lo siguiente: “cuando un cliente potencial busque los servicios que tú ofreces, ¿en quién quieres que piense primero?”. Claramente, debería pensar en ti.

Pero para que tú seas la primera persona en la que tus posibles clientes piensen, tienes que trabajar en tu marca personal, es decir, en tu identidad, en tu reputación, en aquello que te va a diferenciar.

Muchos freelancers consolidan su marca personal a través de su blog, plataforma de negocios o redes sociales; y si me permites darte un tip, tener un perfil en LinkedIn es buenísimo para lograrlo.

7. Regístrate en plataformas para freelancers

Como lo mencioné anteriormente, muchos freelancers crean su propio sitio web o blog para promover su trabajo y marca personal. Sin embargo, otros recurren a plataformas especializadas.

Dichas plataformas actúan como intermediarios entre los freelancers y quienes requieren los servicios: te registras, trabajas en un proyecto, el cliente te paga y, a cambio, el sitio recibe una comisión.

Por eso, antes de inscribirte en este tipo de plataformas, revisa cuánto te cobra de comisiones, a través de qué medios te envía el pago hecho por el cliente, cuánto demora en depositar, entre otros.

8. Busca los proyectos que se acerquen más a tu experiencia e intereses

Analiza las dos caras de la moneda: puedes aprender a hacer de todo un poco pensando en ampliar tu alcance, o puedes especializarte en algo para que te reconozcan como una autoridad en el área.

En mi opinión como freelancer y emprendedora, si apenas vas a comenzar, es importante que te enfoques en tu área de interés para que adquieras más experiencia y fortalezcas tu marca personal.

Pero no me malinterpretes: si tu experiencia principal está en la edición de vídeo pero también tienes habilidades como copywriter y te sale una buena oportunidad en esto último, deberías aprovecharla.

A fin de cuentas, trabajo es trabajo, y cada proyecto en el que trabajes te da la posibilidad de crecer como persona y como profesional.

9. Aprende a ponerle un precio a tu trabajo

En mi opinión, este es uno de los aspectos más importantes y delicados a la vez. Con un mundo cada vez más globalizado y competitivo, estamos acostumbrados a restarle valor a nuestro trabajo, ¿o no?

Por eso, es fundamental que sepas cuánto vale tu conocimiento: puede que te demore solo tres días diseñar un sitio web, pero tal vez te costó cinco años convertirte en una autoridad del web design.

¿Ahora ves por qué te digo que debes trabajar en tu marca personal? No tienes que volverte una celebridad, pero sí necesitas darte a conocer.

Así que ten clara tu propuesta de valor (lo que te diferencia de los otros), analiza los requerimientos del proyecto y calcula un precio justo para el cliente y para ti; es ideal que haya un beneficio mutuo.

10. Si un proyecto te toma una semana, añádele un par de días más

Vale, un par de días puede que no sean suficientes y quizá tengas que añadirle más por precaución. Pero lo que quiero enfatizar en este punto, es que no ajustes demasiado tu tiempo de entrega.

Volvamos al ejemplo del diseño de un sitio web:

Supongamos que le dices al cliente que su sitio queda listo en dos semanas, pero con los ajustes y las nuevas revisiones, ya van tres. Esto puede poner en riesgo tu buen nombre y traerte inconvenientes.

Así, para evitar malos entendidos puedes decir que el proyecto tarda dos semanas, más el tiempo necesario para revisiones y ajustes. O bien, decir que toma cinco semanas, con todo y los ajustes.

Estas son solo ideas para que comprendas que siempre es bueno contar con un tiempo adicional para los imprevistos. Esos días extra los debes calcular con base en el proyecto; es una decisión personal.

11. Presta atención a los medios de pago

Si trabajas a través de una plataforma intermediaria para freelancers, debes buscar las preguntas frecuentes o contactar al servicio al cliente para saber a través de qué medio vas a recibir tu pago.

Si vas a trabajar directamente con el cliente, la negociación es diferente. Por ejemplo, algunos clientes prefieren hacer pagos por PayPal; otros eligen pagar por transferencia o billeteras digitales.

Sea cual sea el caso, asegúrate de que los términos están bien escritos y revisa de forma anticipada si el método de pago te cobra comisiones por la transacción o por el cambio de divisa, entre otros.

En caso de que trabajes con clientes internacionales, asegúrate de que tu cuenta bancaria está habilitada para recibir pagos del extranjero y pregunta al banco cuántos días demora la transferencia.

12. Establece límites de horario con quienes contraten tus servicios

Si el cliente y tú están dentro de la misma zona horaria, es mucho más sencillo decirle desde qué hora estás disponible. Pero si hay diferencia horaria, debes organizarte para conciliar el tiempo de ambos.

En todo caso, es fundamental que desde el inicio quede por escrito en qué rango puede contactarte. Esto te dará más comodidad a ti y le ofrecerá más confianza y tranquilidad al cliente.

13. Cuidado con las cláusulas de exclusividad

Cuando trabajas como freelancer existen tres posibilidades:

• Tú redactas un contrato que debe ser firmado por ti y por el cliente

• Las condiciones quedan escritas, pero sin la formalidad de un contrato

• El cliente es quien te envía el contrato del proyecto con todos sus términos y condiciones

En estos dos últimos casos debes tener cuidado, porque a veces los clientes ponen cláusulas de exclusividad: quiere decir que aceptas trabajar únicamente para ese cliente (¡y para nadie más!).

Aquí es importante que recuerdes que la modalidad de trabajo freelance se caracteriza porque puedes tener uno o más clientes sin ningún vínculo laboral. Si te piden lo contrario, no es freelance.

14. Pon un número máximo de modificaciones (¡y cobra por las adicionales!)

El briefing (o brief) es un documento en el que queda registrado con lujo de detalles en qué consiste el proyecto y cuál será el resultado final; es crucial para establecer tiempos, costes e imprevistos.

Para evitarte dolores de cabeza y no darle sorpresas a los clientes, es importante que dejes por escrito cuál es el número máximo de revisiones y de modificaciones que incluye el precio del proyecto.

Volvamos al ejemplo del diseño de un sitio web:

Supongamos que cobras un precio para un sitio básico con 5 páginas y en un único idioma según el briefing, y acuerdas entregarlo en tres semanas.

Pero en medio de la emoción porque se trata de tu primer proyecto como freelancer, olvidaste especificar cuál es el número máximo de revisiones y de ajustes que aceptas sin cobrar más.

Ahora, imaginemos que al completar las tres semanas le entregas el sitio web pactado al cliente, pero este decide que ahora quiere siete páginas en vez de cinco, dos idiomas y un nuevo diseño.

Como no quieres perder al cliente ni el dinero, haces los cambios que te pide. Pero esta situación se repite un par de veces y, cuando te das cuenta, llevas meses trabajando más y por el mismo precio.

Por eso, te sugiero que dejes constancia por escrito de cuántas revisiones y ajustes vas a hacer por el valor acordado. También tienes que aclarar cuánto vas a cobrar en caso de modificaciones adicionales.

15. Elige espacios cómodos para trabajar

Nada como un buen espacio para concentrarte. Puede ser una habitación que adecues como lugar de trabajo o el área que algunos centros comerciales destinan para quienes van con computadoras.

Otra opción son los coworking: esas “oficinas” compartidas que puedes rentar por horas, por días o por meses, y que incluyen variedad de servicios como internet, impresión y uso de salas de reunión.

Claro, otros escenarios contemplan el que te vuelvas un “nómada digital” y trabajes como freelancer desde cualquier lugar del mundo: hoy desde la playa, mañana en medio de la montaña.

Es por eso que ser freelancer también es un estilo de vida; pero por supuesto, esto depende de tus expectativas y de las motivaciones que te lleven a incursionar en esta forma de trabajar.

16. Valora las relaciones a largo plazo

Las relaciones a largo plazo nacen con el profesionalismo del freelancer y se mantienen gracias a la confianza. Su ventaja está en la estabilidad que te ofrecen al darte proyectos de forma recurrente.

En mi opinión, aquí cabe destacar un término muy utilizado en los negocios: la fidelización.

Se trata de aquella estrategia mediante la cual buscas que tus mejores clientes regresen a ti una y otra vez, y te confíen sus proyectos porque ya conocen la calidad de tu trabajo.

Dicen que cuesta más atraer a un nuevo cliente que mantener a uno que ya te conoce; y aunque al trabajar como freelancer es más complicado, tampoco es imposible.

¡Piensa cómo puedes lograrlo!

17. Atrévete a explorar nuevos mercados

Cuando tomas la decisión de ser freelancer, debes abrirte a nuevas posibilidades.

Esta modalidad te da la opción de trabajar no solo para tu ciudad o país, sino para casi cualquier lugar del mundo.

18. Actualízate constantemente

La información evoluciona a pasos agigantados especialmente en el ecosistema digital. Por esa razón, debes actualizarte de manera constante si quieres mantener tu competitividad y sentirte vigente.

Esta actualización debe comprender temas de tu área de expertise, pero también es bueno que al menos conozcas algunos conceptos redes sociales o tecnologías que puedan impactar tu trabajo.

19. Enfócate en tu crecimiento personal

Cuando eres freelancer no tienes un colega de oficina que te diga qué errores cometiste, te ayude con ideas para resolverlos o te muestre qué puedes aprender de ellos (sí, de los errores se aprende).

Por eso, es importante que recuerdes que cada desafío es una oportunidad de mejora. Dale importancia a tu desarrollo personal: ¡que tus experiencias te deben llevar a descubrir tu mejor versión!

20. Busca el equilibrio entre el trabajo y tu vida personal (vacaciones, ejercicio)

Muchos dicen que debemos alcanzar el equilibrio ente el trabajo y la vida personal; y aunque considero que esto es relativo (el equilibrio depende de cada uno), pienso que es bastante válido.

Comparto la idea de que no todo puede ser trabajo, y cuando te desempeñas como freelancer es fácil perder la noción del tiempo entre las pantallas, los documentos, los entregables y las reuniones.

En lo personal, algo que me funciona es trabajar con apps para el manejo del tiempo y la gestión de proyectos (como Notion), programar pausas activas y dedicarle tiempo al ejercicio cada mañana.

Puede que si tienes estos consejos en cuenta, tu experiencia como freelancer sea más positiva y logres ese equilibrio y aprendizaje que te ayuden acrecer como persona y profesional cada día.